Erfolg ist kein Zufall (01.04.2016)
Controlling in Ingenieur- und Architekturbüros
Betriebswirtschaftliche Aufgaben bzw. Themen wie Wirtschaftlichkeit und Effizienz sind bei eher technisch orientierten Fachkräften wie Ingenieuren oder Architekten erfahrungsgemäß nicht sonderlich beliebt. Bisweilen erzeugen sie eher Unbehagen oder sogar inneren Widerstand. Dabei bieten angemessene Systeme und Methoden entscheidende Vorteile für das gesamte Unternehmen. Eine große Anzahl laufender Projekte, Mitarbeiter, die an den verschiedenen Projekten in unterschiedlichen Leistungsphasen arbeiten, häufige Änderungen durch die Auftraggeber, eine große Menge an Besprechungen, Telefonaten und E-Mails, die Verwaltung der Pläne, Termindruck, Ärger auf der Baustelle und die Stundenerfassung macht, wenn überhaupt, jeder für sich in „irgendeinem“ Excel-Sheet – das ist der gelebter Alltag in vielen Planungsbüros. Wie soll da noch Zeit bleiben für das wirtschaftliche Controlling der Projekte bzw. des Gesamtunternehmens?
Woher weiß man, wie ein Projekt wirtschaftlich steht und ob das Honorar über die gesamte Laufzeit reichen wird? Woran erkennt man, ob ein Projekt in den Verlust zu laufen droht und in welcher Leistungsphase Verlust oder Gewinn gemacht wurde? Wie und wo kann man Nachträge generieren oder sind die Stunden für die „x-te“ Planänderung einfach verloren? Woher will man wissen, ob sich (Teil-)Leistungen jenseits der HOAI lohnen, wenn man mangels belastbarer Daten keine Vor- und Nachkalkulation erstellen kann? „Ohne eine systematische Datenerfassung und ein regelmäßiges Controlling werden diese Fragen nicht zu beantworten sein – mit entsprechenden negativen Folgen für das gesamte Unternehmen“, ist Controllingexperte und TRUST-Netzwerkpartner Remo Schenker überzeugt. Dabei gibt es heutzutage gerade für Architektur- und Ingenieurbüros verschiedene Softwarelösungen, mit denen sich sowohl der gesamte Büro-Workflow effizient organisieren lässt, als auch controllingrelevante Daten nicht nur erfassen, sondern auch professionell auswerten lassen. Mit der modular aufgebauten Branchen-Software untermStrich® beispielsweise lassen sich (ganz im Sinne einer echten Controlling-Managementlösung) nicht nur Pläne, E-Mails, Adressdaten und Projektdaten zentral verwalten, sondern auch Honorare, Stunden, Kosten, Fertigstellungsgrade etc. professionell erfassen und analysieren – projektbezogen, leistungsphasenbezogen, mitarbeiterbezogen. Auch lassen sich Nachtragspotenziale einfach identifizieren und geltend machen. Voraussetzung ist natürlich eine konsequente Stunden- und Kostenerfassung und eine regelmäßige Pflege der Stundensätze, Aufschlagsfaktoren und Fertigstellungsgrade. Der zeitliche Aufwand hält sich dabei in überschaubaren Grenzen – vor allem, wenn die Tätigkeiten als fester Bestandteil in den täglichen Arbeitsablauf integriert werden.
Der Nutzen ist hingegen immens! Verbesserung der finanziellen Situation des gesamten Unternehmens, wirtschaftliche Honorierung der Leistungen, optimierte Steuerungsmöglichkeiten in den Projekten, mehr Transparenz, bessere Prozessabläufe und nicht zuletzt auch die Steigerung des Unternehmenswertes sowie die Bindung wertvoller Mitarbeiter an das Unternehmen (z. B. indem freigewordenes bzw. zusätzlich verdientes Geld in moderne Arbeitsplätze und betriebliche Alterssicherung investiert wird). Dadurch, dass für diese Controlling-Tätigkeiten (zumindest teilweise) externe, branchenerfahrene Dienstleister eingebunden werden, können diese Vorteile sogar ohne eigene betriebswirtschaftliche Kenntnisse und mit wenig zusätzlichem Zeitaufwand realisiert werden, so dass unterm Strich sogar mehr Zeit für die profitable Facharbeit übrig bleibt.
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