Steuerfallen beim Firmenwagen (17.07.2012)

D|C-Forum im Autohaus Breitschwert
„Bei einem Firmenfahrzeug im Wert von 40.000 Euro kann es mit allen Zuschlägen zu einer Nachversteuerung von bis zu 8.000 Euro kommen, wenn der Wagen nicht richtig versteuert wird“, rechnet Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Heinz Walterspacher beim D|C Forum vor. Gerade das Fahrtenbuch birgt viele Unwägbarkeiten. Hier kommt es auf die genaue Betrachtung der Details an. Wichtig ist aber, dass der Arbeitgeber im Zweifelsfall haftet – von ihm holt das Finanzamt die Steuer.

Trotz Fußball-EM und schlechtem Wetter kamen viele Unternehmer zum D|C Forum, um Tipps zum richtigen Umgang mit Firmenwagen zu bekommen. Grundsätzlich gilt: Arbeitnehmer sind verpflichtet einen Privatanteil zu versteuern, es haftet aber der Arbeitgeber. „Das Finanzamt geht davon aus, dass ein überlassenes Fahrzeug auch immer privat genutzt wird“, erklärt der Wirtschaftsprüfer. Deshalb ist der Nutzer des PKW immer in der Nachweispflicht. Der Arbeitgeber muss dies regelmäßig kontrollieren. Um bei längerem Urlaub oder Krankheit nicht in die Gefahr zu kommen, versteuern zu müssen, hilft nur Fahrzeug und Schlüssel in der Firma abgeben und alles entsprechend zu dokumentieren.

Auch Gefälligkeiten oder Incentives können schnell hohe Kosten nach sich ziehen. Der für den Umzug überlassene Transporter, Listenpreis ca. 30.000 Euro, bei 250 gefahrenen Kilometern sind ein Geldwerter Vorteil von 75 Euro. Oder der als Anerkennung überlassene A8 für eine Wochenendspritztour nach München: Listenpreis 100.000 Euro, 450 gefahrene Kilometer ergeben einen geldwerten Vorteil von 450 Euro. „Das sind keine vernachlässigbaren Fälle“ meint Heinz Walterspacher. Immerhin geht es in den Beispielen um Abgaben von 71 bzw. 426 Euro nur durch die Überlassung eines Fahrzeugs.

Am einfachsten ist immer noch die sogenannte 1-Prozent-Regelung. Der Aufwand für ein Fahrtenbuch lohnt sich nur bei einem hohen Listenpreis des Fahrzeugs, bei wenigen privaten Fahrten und wenn das Fahrzeug überhaupt wenig benutzt wird. Denn beim Fahrtenbuch können schon kleinste Fehler dazu führen, dass es nicht anerkannt wird. So sollten Umwege, z.B. wegen einer Baustelle, immer als Umweg dokumentiert werden. „Schwer wird es, wenn man dem Navigationsgerät bei der kürzesten Strecke vertraut“, berichtet der Wirtschaftsprüfer aus dem Alltag. „Die Frage ist: Was ist wirklich die kürzeste Route, um Privatfahrten ausschließen zu können.“ Exceltabellen werden grundsätzlich nicht anerkannt, hier kann im Nachhinein zu leicht etwas verändert werden. Zulässig sind hingegen die meisten elektronischen Fahrtenbücher. „Die fürs Finanzamt wichtigen Daten, wie Kilometer, Datum und Strecke lassen sich nicht ändern“, erklärt Karl Heinz Breitschwert. Die modernen Geräte müssen nicht an den Tacho angeschlossen werden, sie funktionieren wie ein Navigationsgerät über ein GPS-Signal und bieten eine hohe Datensicherheit. „Grundsätzlich gibt es zwei Systeme“, erklärt der Fahrzeughändler. „Die Speicherung der Daten auf einem Chip oder in einem Internetportal.“ Rund 300 bis 400 Euro sollte man für ein elektronisches Fahrtenbuch ausgeben. Die monatlichen Kosten belaufen sich auf rund 20 Euro.